两份 Excel 名单要找新增和删除，先在工作副本中选定稳定的关键字段、统一文本形式，并把两边按相同规则排序。整理完成后，小型名单可以复制成一行一条的文字做差异比对；不要把整份 XLSX 直接交给只接受文本的工具。
先在 Excel 确定“同一条记录”的标准
名单能否正确对比，取决于关键字段是否稳定，而不是文件名是否相似。客户名单可用内部客户编号，库存清单可用 SKU；姓名、行号或当前排序通常不够可靠，因为姓名可能重复，行号也会随着筛选和插入变化。
例如要比较星期一和星期五导出的库存表，两份文件都保留原件，再各自复制一张工作表。先确认表头含义一致，选 sku 作为关键字段，并检查空白、重复值、大小写和前后空格。若同一个 SKU 在一份表里出现两次，先回到来源系统确认它代表重复记录、不同仓库，还是需要再加仓库编号组成复合键。
微软当前的排序说明适用于 Excel for Microsoft 365、Excel 2024、2021、2019 和 2016。桌面版可在 Data > Sort & Filter 按关键列从 A 到 Z 排序；网页版也能对范围或表格做基本排序，但部分自定义排序选项仍需桌面版。界面语言或更新通道不同时，标签可能不同，应以“数据”和“排序”相关入口为准。
排序时要选中完整数据范围并确认包含表头，不能只移动 SKU 一列。两边都按同一规则排好后，再检查首条、末条与一个已知记录，确认整行数据仍对应正确的客户或商品。
把小型名单整理成可比对的文本
文字比对最适合一行代表一条记录的清单。只想找新增或删除时，可以复制清理后的关键字段；还要检查状态变化时，则在辅助列组合成 SKU | 状态 | 仓库 这类固定顺序，并确保分隔符不会出现在字段内容中。
将旧名单粘到 文字差异比对左侧，新名单粘到右侧，再选择“行”模式。结果中的删除行表示旧名单存在而新名单未按相同文本出现，新增行表示新名单多出的文本；相同行会保留为未变更内容。
这个工具只比较粘贴的字符串，不会打开 XLSX、识别哪一列是主键，也不会编辑或保存 Excel 文件。它按照文字和顺序显示差异，因此空格、大小写、日期格式或排序不同都可能造成看似新增删除的结果。先在 Excel 整理字段，才能让差异更接近业务问题。
例如旧清单有 A-104 | 在售，新清单写成 a-104|在售 ，人眼知道它可能是同一条，但文字仍不同。不要直接把这种差异当成商品被删除，应回到两份原表确认规范化规则，再决定是否统一大小写、空格和分隔符。
XLSX、CSV 与预览工具的边界要分清
Excel 工作簿和 CSV 不是同一种文件。微软说明，用 File > Save As 另存 CSV 或制表符文本时，只会保存当前工作表，而且文本格式不能保留全部工作簿功能；该说明同样覆盖 Microsoft 365、Excel 2024、2021、2019 和 2016。
如果收到的文件无法在当前设备打开，可先用 CSV / Excel 在线预览查看 CSV、TSV 或 Excel 工作表的表头、行列和部分内容，再选择工作表或搜索样本。代码中的工具会在浏览器读取文件，并能把当前工作表另存成一个新的 CSV，但它不是 Excel 编辑器，不会修改、修复或覆盖原 XLSX。
预览画面最多渲染 500 条匹配记录，因此它适合确认字段和抽样，不适合代替完整的数据质量检查。若表里有客户电话、邮箱、账号或商业敏感字段，应先确认组织的处理规则，能用去敏样本就不要使用真实数据。
大型或重复名单不要只靠行差异
当数据量很大、关键字段重复，或需要判断多列更新时，应使用结构化匹配。可以在 Excel 或 Power Query 中按关键字段合并，也可以交给数据库或来源系统执行唯一键、关联和重复检查；文字差异不理解主键关系，数据增多时浏览器计算也可能变慢。
判断是否继续用文字比对，可以看任务本身：几十到几百条、字段已经整理、只需人工确认新增删除时，行差异通常清楚；如果同一客户有多笔订单、名单含数千条且要反复执行，或结果要驱动批量更新，就应该保存成可重复的结构化流程，而不是每次手工复制。
无论采用哪种方法，都要回到原表验证结果。对“新增”抽查来源日期和关键字段，对“删除”确认它不是筛选条件改变，对“修改”检查两边使用的是同一业务口径。最后记录所用文件版本、关键字段和清理规则，避免下一次对比得出无法重现的结论。
常见问题
可以直接上传两份 XLSX 自动比较吗？
不可以。文字差异比对只接受粘贴文本，不读取 XLSX；CSV / Excel 在线预览也只是读取和预览工作表，不会自动比较或编辑工作簿。
为什么只是排序不同，却显示大量新增和删除？
按行比对会考虑顺序。先在两份 Excel 工作副本中用相同关键字段和相同方向排序，并确认所有列随整行一起移动，再复制文本。
CSV 会保留公式、格式和多个工作表吗？
不会。微软提醒文本格式只保存当前工作表，并且不能保留所有 Excel 功能；另存前保留原 XLSX，完成后检查导出的字段和值。
有重复客户编号时应该怎么办？
先判断重复是否合理。如果同一客户可以有多条记录，就增加订单号、日期或其他稳定字段组成复合键；不要让文字工具猜测两行的业务关系。
比对结果能直接作为删除名单吗？
不建议。差异可能来自空格、格式、筛选范围或导出时间不同。执行删除或批量更新前，应回到来源系统逐条核对，并保留可追溯的原始文件。