兩份 Excel 名單要找新增與刪除，先保留原始檔，再在工作副本選定穩定識別碼、統一欄位與排序。只有兩邊都整理成同一種「一行一筆」形式，文字差異才有判讀價值。
先在 Excel 工作副本定義「同一筆」
名單能否正確核對，關鍵在兩邊用了同一個穩定鍵。客戶編號、SKU 或訂單號通常比姓名、品名與目前列號可靠；鍵值若會重複，就需要加上倉別、日期或其他欄位組成複合鍵。
例如電商運營要比對週一與週五的庫存匯出檔，應先確認兩份報表都使用相同倉庫、商品狀態與匯出範圍。一邊包含停售品、另一邊不包含，產生的差異是篩選條件改變，不是商品真的被刪除。
先複製兩份檔案，並把識別碼留成文字，避免 00127 被解讀成 127。檢查表頭、空白鍵、重複鍵、前後空白與日期格式，並只保留本次判斷需要的欄位。原始檔不做清理，才能在規則有誤時從頭重來。
兩邊要用同一範圍與排序規則
排序前要選取完整資料區，不能只排序識別碼單欄。Microsoft 目前的 Excel 範圍與表格排序說明適用於 Excel for Microsoft 365、Excel 2024、2021、2019 與 2016；它也警告，在較大資料區裡單獨排局部範圍，可能讓原本同一列的資料錯開。
在桌面版選取資料區內任一儲存格，從 資料 > 排序與篩選 按關鍵欄位由小到大排序，兩份名單的表頭、欄位順序與排序方向都要一致。Excel 網頁版也能做基本排序，但 Microsoft 目前說明某些自訂排序選項仍需桌面應用程式；看不到相同按鈕時，先用基本單欄排序，不要猜測未出現的設定。
收到 CSV 時，可從 資料 > 從文字/CSV 先看分隔符與欄位預覽。Microsoft 的文字與 CSV 匯入說明指出，直接開啟 CSV 會用目前預設資料格式解讀欄位。開啟或匯入不會把 CSV 變成完整活頁簿，公式、多工作表與格式都不能當作已保留。
小型名單才適合貼到文字差異
幾十到幾百筆、欄位已統一且只需人工檢視的名單，可以整理成一行一筆再比對。把舊名單放左邊、新名單放右邊，使用 文字差異比對 的逐行模式；紅色刪除行表示文字只在左邊出現，綠色新增行表示只在右邊出現。
這個工具只比對貼上的字串，不會開啟、編輯或儲存 XLSX，也不理解主鍵。例如舊資料是 A-104 | 上架，新資料是 a-104|上架 ，大小寫、分隔符與尾端空白都會被當成差異。若結果幾乎每行都改變，先回 Excel 檢查排序、空白與欄位順序，不要立即宣布全部資料異動。
若檔案只需先確認表頭、工作表與少量內容，可用 CSV / Excel 線上預覽 搜尋資料列。它會在瀏覽器讀取 CSV、TSV 與 Excel 檔，畫面最多顯示 500 筆符合結果，並能另行匯出目前工作表為 CSV；它是預覽器，不會修復或改寫原始檔案。
大量、重複與定期對帳改用結構化方法
資料量大、鍵值可能重複或流程需要每週重跑時，應改用 Power Query、公式或資料庫依鍵值關聯。Microsoft 目前的 Power Query 合併查詢說明將完整合併流程列於 Excel for Microsoft 365、Microsoft 365 for Mac、Excel 2024 與 2021；Left anti join 可找出主表有、另一表無的列，Right anti join 則找相反方向。
這個版本限制要說清楚：排序與文字匯入的支援頁包含 Excel 2019 與 2016，但目前 Merge queries 頁沒有把這兩版列在適用範圍。使用 2019 或 2016 而找不到相同合併介面時，可用 COUNTIF 輔助欄逐邊找不存在的鍵，或轉交可重複執行的資料流程，不要照著不同版本截圖盲點。
報告新增與刪除前做反向抽查
比對結果不能直接當成刪除或批次更新指令。先統計只在新名單、只在舊名單的鍵值數，再各抽查數筆回到原始匯出檔，包含一筆預期新增、一筆預期刪除與一筆未改變資料。
另外檢查空白鍵、重複鍵、匯出時間與篩選條件，並記錄本次用的檔名、關鍵欄位與整理規則。名單若會影響帳務、權限、庫存或客戶通知，還要由資料負責人確認例外後再執行。
常見問題
可以直接上傳兩份 XLSX 自動比對嗎？
不可以。文字差異比對只處理貼上的文字；CSV / Excel 線上預覽只會讀取與顯示檔案，不會比對、編輯或覆蓋原活頁簿。
為什麼只是排序不同，卻看到整片差異？
逐行比對會把順序納入判斷。請回到兩份 Excel 工作副本，以相同鍵、相同方向排完整資料區，並確認整列沒有錯位。
有重複的客戶編號怎麼處理？
先確認重複是錯誤還是合理的多筆交易。必要時加上訂單號、倉別或日期組成複合鍵；文字工具不能替你判斷兩筆資料的業務關係。
CSV 和 Excel 活頁簿可以當成同一種檔案嗎？
不行。CSV 是分隔文字，無法保留完整的公式、格式與多工作表結構。保留原 XLSX，再將 CSV 當作交換或檢查用副本。
文字差異結果能直接用來刪除資料嗎？
不建議。差異可能來自空白、大小寫、欄位順序或匯出範圍不同；先回原始檔抽查，再依組織的變更流程執行。