先找會改變承諾的差異，不要只看版面
兩份報價單看起來很像，卻可能只在單價、交期或付款條件多了一個字。送出前最可靠的做法，是先用文字比對工具（text-diff）把兩個版本拆成可讀的差異，再回到原始需求判斷每一項是否真的能接受。
先保留客戶寄來的檔案與你準備回覆的版本，另存成不會再被編輯的文字副本。比對工具能標出新增和刪除，但它不知道「含稅」改成「未稅」或「14 天」改成「14 個工作天」有多大影響；這些都需要負責報價的人確認。
例如客戶回修一份網站製作報價單，總價沒有變，卻把「第二期款於驗收後支付」改為「第二期款於上線後支付」。排版上只是一小段替換，實際上會影響交付與收款節點。這類項目應先標為待確認，而不是直接接受所有差異。
用三個範圍逐段貼入，差異會更容易判讀
把整份文件一次貼入也可以，但長報價單的雜訊往往很多。先以相同的小節為單位比：報價摘要、工作範圍、時程與付款條件。左側放上一版，右側放準備送出的版本，先用逐行模式看段落是否被移動，再切到逐字模式確認一行內的數字與限定詞。
- 在金額段落，逐一對照幣別、數量、單價、小計、稅金與合計；不要只看最底下的總額。
- 在範圍段落，注意「包含」「不包含」「最多」「一次」等限制字，以及修改次數、交付格式與第三方費用。
- 在時間段落，核對起算日、日曆日或工作日、客戶回覆所需時間，以及延後的處理方式。
- 在付款段落，確認訂金比例、開票條件、付款期限、逾期處理與退款條件是否仍一致。
如果工具顯示整段被刪除又新增，可能只是換行、全半形或標題順序不同。此時把範圍縮小，或改用逐字模式看關鍵句，不要把每個顏色區塊都當成實質修改。需要核對字數或段落時，可搭配字數統計確認是否漏貼了一段，但字數相同也不代表內容相同。
差異標出後，建立可回覆的確認清單
比對完成後，把每一項實質差異整理成短句：原本寫什麼、現在寫什麼、誰能決定、是否需要客戶書面確認。這份清單比直接轉寄一張畫面截圖更容易追蹤，也能避免來回修改時重新混淆版本。
例如「保固期由 30 天改為 90 天」應交由能承諾保固的人確認；「公司名稱格式調整」則通常只要確認名稱正確即可。若兩份文件涉及正式契約、法規義務或重大金額，文字比對不能取代法律或財務審閱，仍要依公司的核准流程處理。
送出前做一次反向檢查：把即將寄出的檔案轉成文字後，再與核准版本比一次。確認寄件附件名稱、版號與信件中提到的金額一致；若 PDF 版面是關鍵，可用Markdown 預覽工具先整理說明文字，但它無法驗證 PDF 的排版或簽章。保留最終檔與確認紀錄，下一輪修改才有明確基準。
常見問題
文字比對顯示一整段都變了，代表內容完全不同嗎？
不一定。換行、空白、標點與段落位置都可能造成大區塊標示。先以逐字模式檢查金額、日期、否定詞和限制字，再判斷是否需要逐句審閱。
可以把 Excel 報價單直接貼進去比嗎？
可以先複製同一張工作表中對應的文字範圍，但要留意儲存格格式、公式結果與欄位順序可能在貼上時改變。金額計算與版面仍應回到原始試算表核對。
同事只是修正錯字，也需要確認嗎？
錯字若不改變意思，通常可標記為編輯修正；但人名、公司名、產品型號、日期與數字即使看似筆誤，也應向來源確認，因為它們可能影響報價對象或交付內容。
客戶把交期改成「盡快」，要怎麼處理？
「盡快」不是可核對的時程。應回覆明確日期、工作天數與起算條件，並把確認後的文字寫回報價單，再做一次版本比對。
比對後就可以直接寄出嗎？
不行。工具只能呈現文字差異，不能判斷商業承諾是否獲授權。寄出前仍要核對最終附件、核准人與客戶確認流程。