兩份文字看起來很像，不代表可以直接寄出。碰到合約修訂、活動公告或客服範本時，先把舊版與新版分開保存，再看差異，通常比逐段憑眼力掃描可靠。
先固定「要比的兩份」
先確認左邊放的是哪一版、右邊放的是哪一版。建議從同一份來源各複製一次，保留標題、日期、條款編號與段落換行；不要先把其中一份整理得太漂亮，否則你可能把真正的差異也清掉。
例如公告原本寫「7 月 31 日前完成」，修改後改成「8 月 7 日前完成，逾期不受理」。日期和限制條件都會影響讀者的行動，不能只確認句子是否通順。若版本來自 Word 或 Google 文件，先以純文字方式複製；註解、追蹤修訂、頁首頁尾是否要納入，應由負責人先決定。
把兩段貼到 文字差異比對工具 後，選擇適合內容的模式。中文公告或短句通常適合按字元看；英文條款可先按單字；程式碼、表格轉出的文字或逐條清單，按行會較容易對照。工具會反白新增、刪除和修改，但它不理解合約意義，也不會替你判定哪一版才是正確版本。
用差異結果做一次可追溯的人工確認
看結果時，先從會改變責任、期限或數字的地方開始，而不是先修標點。可依這個順序檢查：
- 日期、時區、金額、百分比、門檻和聯絡方式。
- 「可」變成「應」、「得」變成「不得」等限制用語。
- 條款編號、連結目的地與附件名稱。
- 新增段落是否重複舊規則，刪除段落是否仍在其他地方被引用。
完成後，把每個重大變更回到原始核准來源核對一次。差異畫面能告訴你字串不同，不能證明最新版已獲法務、主管或客戶核准。若要把確認過程交接給同事，可以在文件中保留版本名稱、比較日期與確認人；不要只傳一張裁切過的截圖。
要確認字數是否超過平台限制時，可再用 字數統計工具 檢查最終版。若文案本身使用 Markdown，先在 Markdown 編輯器 看標題與列表是否因換行而改變，但這些工具都只處理你貼上的文字，不會讀取或修改你電腦裡的文件。
常見誤判與完成後的檢查
空白、全形半形符號和換行也可能被標成差異。這不一定是問題：地址、網址、程式碼和條款編號的空白可能有意義；一般段落裡的連續空格則可另行決定是否統一。不要因為畫面上標色很多，就一鍵接受其中一版。
如果兩份內容含個資、未公開價格或合約資訊，請只在你有權處理的環境中比較。ToolboxHub 的文字比對是瀏覽器內的貼上比對流程；仍應遵守組織的資料處理規則，並避免把不必要的姓名、帳號或附件內容貼入任何線上服務。
送出前做最後一輪：開啟將要寄出的檔案或貼文、確認標題和收件對象、抽查一個日期與一個連結，然後再與已核准版本做一次文字比對。這一步確認的是實際輸出，而不是你記得自己改過什麼。
常見問題
文字比對可以判斷哪個版本是正確的嗎？
不可以。它只顯示文字層面的增刪與修改；正確性仍要回到核准紀錄、原始需求或負責人確認。
中文內容該選按字元還是按單字？
中文通常先用按字元，較容易看到少一個字或標點的地方。若是以英文術語、代碼或條列項目為主，再視情況改用按單字或按行。
比對前要不要先刪除換行？
不要急著刪。先保留原貌看段落是否被搬動；只有在確認換行只是排版差異後，再另做一份正規化版本比較。
ToolboxHub 會修改我的 Word 或 Google 文件嗎？
不會。文字比對只比較你貼到瀏覽器的兩段內容，不會開啟、儲存或回寫外部文件。