比較兩份 Word 文件前，先決定要找的是文字、格式，還是頁面配置的變化。完整 DOCX 應優先交給 Word 比較；純文字工具只適合核對一段已獲授權、而且不需要保留格式的內容。
完整 DOCX 先用 Word 產生第三份比較結果
要檢查正文、格式、註解等變更，應保留兩份原檔，並讓 Word 把差異顯示在新的第三份文件。這樣比較結果與來源分開，較不容易在審閱時覆寫基準版本。
Microsoft 目前的文件比較說明列出 Word for Microsoft 365、Word 2024、2021、2019 與 2016。以下路徑以這些桌面版本的現行說明為準：開啟兩份工作副本，進入 校閱 > 比較 > 比較兩個版本的文件，再確認哪一份是「原始文件」、哪一份是「修訂文件」。
展開比較選項後，依審閱目的選取文字、格式與註解等類別，並決定以字元或單字顯示變更。結果位置保留為新文件；Microsoft 說明指出，若改成把結果顯示在原始或修訂文件，所選文件會被修改。
以採購合約為例，「應於七日內付款」變成「得於七日內付款」，不能只看紅綠標記就結案。比較結果能指出字詞變化，但責任是否改變仍要由有權審核的人回到上下文確認。多位審閱者的修訂整併也是另一項工作，不應用兩版本比較代替。
版面跑掉時用並排檢視，不要只抽出文字
若兩份文件文字相同，但履歷換頁、表格位置或圖片大小不同，應並排查看實際頁面。純文字相同不代表列印或匯出的版面相同。
Microsoft 目前列出的相同 Word 版本可使用並排檢視：開啟兩份文件後，到 檢視 > 並排檢視，需要時開啟同步捲動。先把兩個視窗調到相同縮放比例，再逐頁核對封面、標題層級、分頁、表格、圖片、頁首頁尾與頁碼。
會議紀錄則可選幾個固定錨點，例如日期、決議編號與附件標題，確認它們在兩份文件中的位置。並排檢視不會產生完整差異清單，因此關鍵文字仍要另外比較，不能靠快速捲動宣告沒有變更。
若功能區找不到上述命令，先確認使用的是 Microsoft 所列的桌面版本，並檢查視窗是否太窄或功能區被收合。Word 網頁版、Mac、行動版或組織管理的更新通道可能有不同介面；不要把未核對的平台當成相同路徑。
短文字才適合貼到純文字差異工具
只核對一小段已授權文字時，可以把兩段純文字貼到差異工具，但必須接受格式與文件結構會被捨棄。這適合會議結論、公告句子或合約中的單一條款，不適合整份敏感文件。
在 ToolboxHub 文字差異比對 左側貼基準文字、右側貼修訂文字，再依內容選擇按行、按詞或按字元比較。按行適合條列內容；按字元較容易看到數字、標點與否定詞的微小變動。畫面會標示新增與刪除，但不會判斷哪一版正確。
目前工具只處理貼入瀏覽器的文字，不會開啟、編輯或儲存 DOCX，也看不到字型、修訂、註解、欄位、頁首頁尾、圖片、表格與分頁。若內容涉及個資、未公開合約或機密，先依組織規範確認能否貼入任何網頁；必要時改用核准的內部流程。
完成比較後回到來源檔逐項簽核
差異畫面只能建立待辦清單，最終判斷必須回到來源文件與交付情境。先處理高風險欄位，再檢查版面，最後留下可追溯的審閱紀錄。
建議至少核對下列項目：
- 金額、日期、百分比、姓名、單位與否定詞是否符合核准版本。
- 超連結的顯示文字與實際目標是否都正確。
- 標題、頁碼、表格、圖片、頁首頁尾與附件是否完整。
- 比較結果中的每一項變更是否已接受、退回或標註原因。
- 原檔、工作副本與最終交付檔是否能從名稱與時間清楚區分。
若最終要交付 PDF，應從已核准的 Word 工作副本重新匯出，再抽查頁數與幾個關鍵頁。文字差異相同，不能證明 PDF 版面或連結也相同。
常見問題
Word 比較會改到原始文件嗎？
Microsoft 的現行說明指出，預設把結果放在新的第三份文件時，兩份來源文件不會被修改；若選擇把結果顯示在原始或修訂文件，所選文件會被修改。重要文件仍應先建立工作副本。
為什麼兩段文字顯示相同，Word 看起來卻不同？
純文字比較不包含字型、段落、分頁、表格、圖片、欄位或頁首頁尾。遇到這種情況，改用 Word 比較選取格式類別，並搭配相同縮放比例的並排檢視。
可以把整份合約貼到文字差異工具嗎？
不建議。先確認授權、機密分類與組織政策，只擷取完成任務所需的最短段落；完整 DOCX 應留在核准的 Word 或文件管理流程中。
Word 網頁版找不到「比較」怎麼辦？
本文的精確路徑只套用到 Microsoft 目前列出的桌面版本。若使用網頁版、Mac 或行動版，請查閱該平台的現行 Microsoft 說明，或在允許的桌面版本開啟工作副本。
比較結果沒有紅字就能直接送出嗎？
不能。仍要確認是否選對兩份檔案、原始與修訂順序、比較類別和版本，並另外檢查版面、連結、附件與核准狀態。