Word 項目符號間距不一致時，不要先連按 Enter 或逐行拖動尺規；應先分辨問題發生在同一個項目內的行距，還是兩個項目段落之間的段前、段後距離。兩者都在「段落」設定附近，卻控制不同空間，混著調只會讓清單更難維護。
先看空隙出現在項目內還是項目之間
同一個項目因文字換行而產生的垂直距離是行距；上一個圓點結束到下一個圓點開始的空隙，通常是段落間距。先開啟編輯標記並選取有問題的清單，才能判斷該改哪一項。
例如一份必須控制在兩頁內的會議議程，前三個項目各只有一行，第四個項目因說明較長而換成三行。若第四項內部三行特別鬆，是行距問題；若每個圓點之間都有一塊相同空白，則應看段前、段後。只有某兩項特別遠時，還要檢查中間是否多了一個空白段落。
在 Windows 桌面版 Word 可先到「常用」頁籤顯示 ¶ 編輯標記。看到兩個項目中間另有一個空白的 ¶，代表有人用空白段落撐開版面；先在文件副本確認後移除它，再處理真正的段落設定。不要把每個空隙都當成要刪除的內容，因為分節、表格後段落或刻意保留的空行可能有其他用途。
選取清單後分別調整行距與段前段後
只選取需要修正的項目，再開啟「段落」對話方塊，是避免整份文件一起變動的穩妥做法。Microsoft 目前的清單間距說明適用於 Word for Microsoft 365、Word 2024、Word 2021、Word 2019 與 Word 2016；以下以這些版本的 Windows 桌面介面為範圍。
在「常用」頁籤的「段落」群組按右下角對話方塊啟動器，切到「縮排與間距」。接著依剛才的判斷處理：
- 同一項目內的換行太鬆或太擠時，調整「行距」。先從單行開始，再依字級、行內圖片或版面規範選擇適當值。
- 不同項目之間的距離不一致時，統一「段前」與「段後」。會議議程常只需要固定的段後距離，不必插入空白段落。
- 設定段後距離卻看不出變化時，檢查「不要在相同樣式的段落之間加入空格」是否勾選。這個選項會影響使用相同清單樣式的項目間距。
- 只想調整選取段落時，也可到「版面配置」頁籤，在「間距」的「段前」與「段後」輸入數值。不要先用「設計 > 段落間距」套用整份文件的預設組合。
每次只改一類數值，回到第四個多行項目與相鄰單行項目比較。如果同時大幅更動行距、段後和字級，就很難知道是哪個設定改善或破壞了版面。
功能區不同時用段落對話方塊當回退路徑
找不到相同按鈕時，先確認自己使用桌面版、Mac 版還是 Word 網頁版，不要照著另一個介面猜位置。Microsoft 的「調整縮排與間距」說明列出 Microsoft 365、2024、2021、2019、2016，並分開提供 Windows、macOS 與網頁版路徑。
桌面版最穩定的回退入口是「常用 > 段落」右下角的對話方塊啟動器；也可從「常用 > 行與段落間距 > 行距選項」進入。Word 網頁版要先切到編輯模式，再從「版面配置」調整段前、段後，但可用選項比桌面版少。若公司管理的版本隱藏命令，請在 Word 說明中搜尋「段落間距」或改用受支援的桌面版，不要靠連續 Enter 模擬固定排版。
修改前先另存會議議程副本，例如 議程-間距調整.docx。樣式可能同時影響其他清單；若只選一段卻仍有多處跟著改，先檢查是否正在修改清單樣式，而不是繼續逐項覆寫格式。
匯出新 PDF，再把每頁當成視覺驗收清單
完成 Word 設定後，保留 DOCX 工作副本並另存新的 PDF，才能檢查兩頁議程是否真的沒有溢頁、漏項或忽鬆忽緊。Microsoft 目前的 PDF 說明對 Word 明確列出 Microsoft 365、Word 網頁版、2021、2019 與 2016；該頁沒有把 Word 2024 列在這個精確路徑中，因此 Word 2024 使用者應依目前介面的「另存複本」、「另存新檔」或「匯出」選項操作，而不要假設標籤完全相同。
替 PDF 使用新檔名，例如 議程-間距調整-檢查.pdf。接著開啟 PDF 轉圖片工具，選擇全部頁面，以 150 DPI 先產生 PNG 預覽。工具會把 PDF 頁面光柵化為圖片；單頁可個別下載，多頁可逐張下載或打包 ZIP。檢查時逐頁看：
- 每個項目內的換行是否維持相同節奏。
- 項目之間的空隙是否一致，且沒有多餘空白段落造成大洞。
- 原本要求的兩頁是否仍是兩頁，頁尾有沒有只剩一個孤立圓點。
- 字型、頁碼與頁首頁尾在實際 PDF 中是否正常。
圖片預覽只適合檢查視覺結果。ToolboxHub 不會開啟或修改 DOCX，也不會替 Word 改行距；PDF 轉圖片工具也不會改寫原 PDF，且圖片不能證明文字仍可選取、連結有效、標籤完整或符合無障礙要求。最後仍要在可信的 PDF 閱讀器開啟交付檔，搜尋一段文字、點一次必要連結並核對總頁數。
什麼情況不該再壓縮間距
版面已難閱讀或內容過多時，不應為了硬塞兩頁而持續縮小行距；先刪除重複說明、拆出附件，或重新確認頁數條件。行內有大字型、公式或圖示時，「固定行高」還可能裁切內容，必須改用能容納最大元素的設定並重查。
若問題其實是 PDF 頁序或方向，仍應優先回 Word 修正來源再匯出。只有來源無法修改且交付規則允許重建 PDF 時，才使用 PDF 頁面管理工具產生另一份檔案；它能依頁碼重排或旋轉，不能修復 Word 清單格式。
常見問題
行距和段落間距可以設成同一個數字嗎？
不能直接這樣比較。行距描述段落內各行的垂直配置，段前與段後描述段落外的距離，單位與效果不同；應依問題所在分別設定。
為什麼設定段後距離後，項目之間仍沒有空隙？
先檢查是否勾選「不要在相同樣式的段落之間加入空格」，也要確認選取範圍包含整個清單項目，而不是只選了部分文字。
可以用 Shift+Enter 讓每一項看起來更緊嗎？
Shift+Enter 是手動換行，不是統一段落格式的方法。它會改變文字結構，後續重排、複製或套用樣式時更難維護；應優先修正行距與段落間距。
Word 網頁版找不到完整的段落選項怎麼辦？
先切到編輯模式並查看「版面配置」的段前、段後。若需要桌面說明中的完整對話方塊選項，請在受支援的桌面 Word 開啟副本，或向文件擁有者確認，不要假設網頁版具有相同控制。
PDF 轉圖片後看起來正確，就能直接寄出了嗎？
還不能。圖片能協助看間距、漏頁和方向，卻無法證明 PDF 的可搜尋文字、連結、書籤、標籤或無障礙結構正常；請再開啟真正的 PDF 完成最終檢查。